Odoo pour le secteur public
Découvrez comment nous avons modernisé une plateforme départementale pour plus d'efficacité, d'accessibilité et de proximité !
À l'ère de la digitalisation administrative, l'efficacité, l'accessibilité et la proximité deviennent des impératifs incontournables. C'est dans ce contexte que notre client du secteur public s'est tourné vers Arkeup, en quête de solutions pour moderniser sa plateforme départementale de dépôt de demandes d'aide. Il s’agissait de la rendre conviviale et accessible à tous les usagers. Il ne s’agit pas d’une simple mise à jour technologique, le projet devait également redéfinir la dynamique entre les institutions publiques et les citoyens, ouvrant ainsi de nouvelles perspectives pour une gestion administrative plus efficiente et une satisfaction accrue de la part des usagers.
Le client
En tant que tel, le projet devait respecter des critères et conditions pour garder la norme des applications utilisées par l'État français.
Arkeup a naturellement satisfait à toutes les exigences de l'appel d'offres grâce à son haut niveau de professionnalisme. Les réunions avec les comités de projet et de pilotage se sont déroulées de manière fluide, et nous avons élaboré une stratégie de conduite du changement visant à faciliter l'adoption du nouvel outil par les gestionnaires de la plateforme."
Enjeux du projet
L’utilisateur est guidé tout au long de son parcours à travers des étapes logiques et une expérience épurée.
La conception de ces plateformes doit tenir compte des critères d’accessibilité pour permettre une utilisation par tous les publics. La plateforme a été pensé pour accueillir plusieurs connexions en simultané. Chaque année est associée à une nouvelle campagne. Chaque campagne annuelle implique le traitement de 20 000 dossiers en moyenne. Chaque utilisateur peut prétendre à plusieurs formes d’aide selon des critères précis correspondants à sa situation.
Phasage du projet
- Le Portail Web pour l’accessibilité des citoyens
- Le traitement des demandes par les agents
- Le lien avec la trésorerie départementale pour la mise en paiement
Les deux premiers lots ont été réalisés en un temps record de trois mois, pour respecter le calendrier annuel du client. Le dernier lot n’a été lancé qu’après la phase de formation et d’accompagnement des agents.
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Front Office
Les applications ont été conçues par nos experts (design UX/UI, techniques, fonctionnels). Le respect de la RGPD est visible dans le traitement des données sur la partie technique.
Les plateformes comprennent des parties extranet pour être utilisées par les utilisateurs portails. Ils y retrouvent leurs données, et peuvent les mettre à jour à tout moment et facilement pour chaque période associée aux aides.
De nombreuses sections ont été créées dont les pages d’accueil, le profil des utilisateurs, les informations sur le client, le suivi des paiements. Différents niveaux de connexion ont été conçus pour différencier les types d’utilisateurs : représentant ou demandeur d’aide. La connexion avec France Connect a été mise en place pour que l’utilisateur puisse facilement créer son profil sur la plateforme.
Back office
Des parties de gestion en intranet sont aussi disponibles pour que les agents internes puissent vérifier et valider les données avant chaque octroi d’aides. De nouveaux menus adaptés aux besoins des instructeurs ont été mis en place. Les modules personnalisés ont été mis en place dans Odoo pour gérer les spécifications du client. Tandis que plusieurs modules natifs d’Odoo ont été utilisés pour respecter tous les besoins du client. Ce qui a permis aux utilisateurs de profiter dans leur intégralité des fonctionnalités de Odoo.
Parmi les modules standards, on a utilisé le module sondage, car une des principales demandes a été de collecter les avis de l’utilisateur par rapport à son expérience sur les différents services proposés par nos clients.
Le module signature a été exploité à son maximum pour permettre la signature des contrats entre le client et ses utilisateurs. La gestion des documents a été utilisée afin de centraliser les documents confidentiels des utilisateurs.
Pour les utilisations des chèques cadeaux, la génération des codes barres uniques a été de mise. Les étapes de validation des octrois ont été créées à l’image des étapes d’un projet, et un système d’assignation automatique des dossiers par instructeurs a été mis en place.
Interface comptabilité
Une intégration avec le système de paiement Astre GF a été mise en place pour procéder au versement des aides aux bénéficiaires. L’envoi des fichiers spécifiques respectant les codages de Astre est automatisée. Les réponses du système externe sont reçues de manière à ce qu’Odoo sache si le paiement a été effectué avec succès.
Bénéfices du projet
Le client quant à lui, s’est vu offrir une toute nouvelle plateforme plus intuitive et conviviale. Une plateforme de gestion centralisée et facile d’utilisation pour les agents. La simplicité des procédures ont permis de gagner en productivité et de réduire les erreurs. Un service d’accompagnement sur mesure pour une utilisation rapide d’Odoo.
Les utilisateurs finaux naviguent dans un site plus fluide et sécurisé avec des interface facile d'accès et très ergonomique.
L'intégration d'Odoo représente un véritable avantage pour le service public en renforçant sa proximité avec les citoyens.
Vous aussi, si vous avez des idées de plateformes en tête, n'hésitez-pas à nous contacter pour sa mise en place.