Les règlements des factures fournisseurs

Ce document explore le règlement des factures fournisseurs sur Odoo, un système intégré de gestion d'entreprise. Nous examinerons les fonctionnalités et meilleures pratiques, offrant une perspective détaillée sur la gestion financière optimisée qu'Odoo propose, de la création à la finalisation du paiement des factures.

Les règlements

Lorsqu’une facture est validée dans Odoo, la fonction d’enregistrement de paiement est active, avec différents moyens de paiement.

Notons qu’un paiement ne se fait pas forcément depuis la facture. Il est aussi possible de créer un paiement dans Comptabilité / Fournisseurs / Paiements.

Les règlements manuels

La mention “manuel” indique qu’il s’agira d’un transfert bancaire classique. 

Dans Odoo, la facture du fournisseur peut se régler en totalité ou en partie.

Le cas d’un règlement total

Depuis la facture, si on appuie sur “Enregistrer un paiement” une fenêtre pop up demande les éléments suivants : le journal comptable où associer le paiement, le moyen de paiement, le compte de banque du fournisseur, le montant du règlement, la date, et le mémo (une référence, qui est par défaut celle de la facture).

Il faut savoir que le montant qui s’affiche par défaut est le solde de la facture, soit la totalité si aucun paiement n’a encore été fait.

On crée le règlement et c’est Odoo qui fait le lettrage.

L'information sur le paiement en bas de facture payée, la petite pastille bleue (i), permet de voir les éléments du paiement voire des différents paiements associés à cette facture.

Le cas d’un règlement partiel

Sur la facture, cliquer sur “Enregistrer un paiement :

Rappelons que lors de l’enregistrement de paiement, le montant affiché est le solde de la facture, soit la totalité si aucun paiement n’a été fait auparavant. 

Pour un règlement partiel, modifier le montant selon le paiement partiel qu’on veut effectuer, et utiliser l’option “laisser ouvert” si vous ne souhaitez pas passer d’écart de règlement. Le restant dû est affiché sur le champ Différence de paiement.

Le cas d’un règlement de plusieurs factures

Dans la vue en liste des factures, on peut cocher plusieurs lignes puis choisir le menu 

Action / Enregistrer un paiement pour régler plusieurs factures ensemble :

Le cas d’un paiement non lié à une facture

Dans Comptabilité / Fournisseurs / Paiements, on peut enregistrer un paiement qui n’est pas directement lié à un fournisseur.

Si on va dans une des factures du fournisseur pour lequel on a enregistré un paiement, on remarquera que le paiement qu’on a enregistré peut être lié à ce fournisseur.

Les règlements par chèques

Comme pour le règlement manuel, le règlement par chèque peut être fait depuis la facture validée, en cliquant sur Enregistrer un paiement.

Dans la fenêtre pop up qui s’affiche, le moyen de paiement par défaut est “Manuel”, et il faut le changer en “Chèque”. On peut choisir de payer la totalité du montant ou le modifier pour un paiement partiel.

Après avoir enregistré le paiement par chèque, il faut imprimer le chèque.

Dans le tableau de bord de la comptabilité, dans le journal de banque, on a un lien permettant d’accéder à la liste de tous les chèques à imprimer.

On peut choisir d’imprimer tous les chèques en les cochant, puis Action / Imprimer les chèques.

Mais on peut également choisir de payer un seul chèque :

• soit en cochant uniquement le chèque à imprimer puis Action / Imprimer les chèques

• soit en cliquant la ligne de la chèque, puis arrivé dans la vue formulaire du chèque, cliquer “Imprimer un chèque”

Lorsque vous aurez votre relevé bancaire et que le chèque sera pris en compte au niveau de la banque, vous pourrez faire le rapprochement avec le paiement.

Les règlements par SEPA

Pour pouvoir utiliser le paiement par SEPA sur Odoo, il faut avant tout cocher Prélèvement SEPA & Virement SEPA dans le paramètre. L’identifiant SEPA de votre société doit être renseigné dans le module configuration (ou paramètres) de la comptabilité.

Il faut ensuite ajouter le moyen de paiement SEPA au niveau de la banque concernée. Cela peut se faire depuis le tableau de bord de la comptabilité pour la banque en question.

Il faut aussi s’assurer que le numéro de compte IBAN et BIC soit bien renseigné dans l’onglet Pièces comptables.

Une fois les paramétrages effectués, le moyen de paiement par SEPA est disponible dans l’enregistrement de paiement. Le compte bancaire du fournisseur est obligatoire.

Comme pour le paiement par chèque, la liste des paiements à envoyer par SEPA s’affiche dans le tableau de bord de comptabilité, au niveau de la banque associée au paiement.

Il faut alors cliquer sur le lien. Pour générer le fichier de remise, il faut sélectionner le ou les paiements qu’on veut effectuer par SEPA, puis Action/ Créer un paiement en groupe.

On arrive dans le formulaire de paiement, et il faut cliquer sur Valider pour générer le fichier que vous devrez ensuite déposer sur l'interface de votre banque.

A noter que si besoin, il est toujours possible de regénérer le fichier

 

En résumé, le processus de règlement des factures fournisseurs sur Odoo offre une solution intégrée, de la création à la finalisation des paiements. Cette approche efficace améliore l'efficacité opérationnelle, renforce la transparence financière et contribue à une gestion plus optimisée. Adopter Odoo pour la gestion des factures fournisseurs représente un choix stratégique en faveur d'une comptabilité plus fluide et d'une meilleure prise de décision.